조용한 블로그

노션 프로젝트 관리하기 노션 프로젝트 관리 프로젝트를 진행하다 보면 처음에는 간단했던 업무도 점점 복잡해진다. 일정은 엑셀에 정리하고, 회의 내용은 별도 문서에 작성하고, 해야 할 일은 메신저나 메모에 남겨두다 보면 필요한 정보를 찾는 데 시간이 걸리기도 한다. 나도 프로젝트 관련 업무를 하면서 일정, 담당자, 진행상황을 한 곳에서 확인할 수 있으면 좋겠다 고 느낀 적이 많았다. 특히 여러 업무가 동시에 진행될 때는 각각의 업무가 어디까지 진행됐는지 확인하는 것만으로도 시간이 꽤 많이 든다. 노션(Notion)을 활용하면 프로젝트에 필요한 정보를 하나의 페이지 안에서 정리할 수 있다. 처음부터 복잡한 기능을 모두 사용할 필요는 없다. 프로젝트 관리에 필요한 몇 가지 항목만 정리해도 전체 진행상황을 훨씬 쉽게 확인할 수 있다. 이번 글에서는 노션을 활용해 프로젝트 일정과 업무 진행상황을 한눈에 정리하는 방법 을 알아보려고 한다. 01. 기본 항목 정하기 노션으로 프로젝트 관리를 시작하기 전에 먼저 어떤 정보를 관리할 것인지 정하는 게 좋다. 처음부터 항목을 너무 많이 만들면 오히려 관리가 번거로워질 수 있다. 실제로 자주 확인하는 정보부터 넣고, 필요할 때 하나씩 추가하는 방식이 훨씬 편하다. 📌 기본적으로 넣으면 좋은 항목 프로젝트 관리 페이지에는 보통 아래 항목을 넣으면 된다. ✅ 업무명(Task) 진행해야 하는 업무나 작업 내용을 적는다. ✅ 담당자(Owner) 해당 업무를 담당하는 사람을 지정한다. ✅ 진행상태(Status) 업무가 현재 어느 단계에 있는지 표시한다. 예정 진행 중 검토 중 완료 ✅ 시작일(Start Date) 업무를 시작하는 날짜를 입력한다. ✅ 마감일(Due Date) 업무를 완료해야 하는 날짜를 설정한다. ✅ 우선순위(Priority) 업무의 중요도에 따라 높음, 보통, 낮음 등으로 구분한다. ✅ 비고 또...

회의록 작성하는 법 회의록 작성 회사에서 일을 하다 보면 생각보다 회의가 많다. 짧게 끝나는 회의도 있지만 여러 부서가 함께 참여하거나, 일정과 역할을 정해야 하는 회의는 내용이 금방 복잡해진다. 회의가 끝난 직후에는 모두 내용을 기억하고 있는 것 같지만 며칠만 지나도 "이건 누가 하기로 했지?", "일정은 언제까지였지?" 하고 다시 확인하는 일이 생긴다. 그래서 회의록은 단순히 회의 내용을 남기는 문서라기보다, 이후 업무를 이어가기 위한 기준을 만드는 문서에 가깝다고 생각한다. 이번 글에서는 회의록에 어떤 내용을 넣으면 좋은지, 회의 내용을 어떻게 정리하면 읽기 쉬운지, 그리고 결정사항과 액션아이템을 작성하는 방법까지 예시와 함께 정리해봤다. 01. 회의록 기본 항목 회의록을 작성할 때 기본적으로 들어가야 할 항목들이 있다. 아래 표와 같이 회의명, 회의 일시, 참석자, 회의 목적 및 주요 안건 등 반드시 회의록에 들어가야 하는 내용이 있다. 보통 논의 내용과 결정사항, 액션아이템을 중요하게 생각하고, 다른 부분은 조금 느슨하게 생각하기도 하는 것 같다.  나도 회의록 작성하다 참석자 이름이 헷갈려서 난감했던 적이 있다. 외부 업체와 같이 진행한 미팅인데 누가 누군지 기억이 엉켜버린 상황이었다. 그 다음부터는 미팅에 참석하면 자리에 앉은 순서대로 내 자리 앞에 명함을 놓고, 별도로 메모도 해 두는 습관을 가지게 됐다.   항목 내용 회의명 회의의 주제를 알 수 있도록 작성 회의 일시 회의가 진행된 날짜와 시간 참석자 회의에 참석한 사람 회의 목적 회의를 진행하는 이유 주요 안건 회의에서 논의할 핵심 주제 논의 내용 ...

프로젝트 킥오프 자료 작성하는 법 프로젝트 킥오프 자료 작성하는 법 프로젝트를 시작할 때 처음부터 모든 업무가 구체적으로 정리되어 있는 경우는 많지 않다.  목표는 정해져 있어도 누가 어떤 역할을 맡는지, 일정은 어떻게 진행되는지, 의사소통은 어떤 방식으로 할지 정리되지 않은 상태에서 프로젝트가 시작되기도 한다.  여러 부서나 외부 업체가 함께 참여하는 프로젝트라면 첫 회의에서 무엇을 합의했는지 명확하게 정리하는 과정 이 중요하다.  이때 사용하는 것이 프로젝트 킥오프(Kick-off) 이다. 프로젝트 킥오프는 단순한 첫 회의가 아니라 프로젝트의 목표, 범위, 역할, 일정, 커뮤니케이션 방법 등을 공유하고 참여자들이 같은 방향을 바라보도록 만드는 자리라고 볼 수 있다.  첫 프로젝트 킥오프에 참여했을 때가 생각난다. 당시 나는 프로젝트를 이끄는 PM도 아니었는데 왜그리 긴장했던지. 아마 낯을 많이 가리는 내향인에게 외부인과 함께하는 첫 회의 자체가 부담이었던 것 같다. 당시 킥오프에 대해 열심히 공부했고, 그 자리에 최대한 자연스레 앉아 있으려 노력했던 기억이 난다. 당시의 나처럼, 킥오프에 대해 알고 싶은 사람들을 위해 이번 글에서는 프로젝트 킥오프가 무엇인지, 첫 회의에서 어떤 내용을 정리해야 하는지, 그리고 킥오프 자료를 어떻게 구성하면 좋은지 예시와 함께 정리해보려고 한다. 01. 프로젝트 킥오프란? 프로젝트 킥오프는 프로젝트를 본격적으로 시작하기 전에 주요 참여자가 모여 프로젝트의 방향과 업무 기준을 공유하는 회의 이다. 프로젝트마다 규모와 성격은 다르지만, 일반적으로 킥오프 회의에서는 다음과 같은 내용을 확인한다. ✔️ 프로젝트의 목표 ✔️ 프로젝트 범위 ✔️ 주요 일정과 마일스톤 ✔️ 참여자와 역할 ✔️ 주요 산출물 ✔️ 업무 진행 및 보고 방식 ✔️ 커뮤니케이션 방법 ✔️ 주요 리...

리스크 관리표 작성하는 법 리스크 관리표  프로젝트나 제안서를 작성하다 보면 계획대로 진행되지 않을 가능성까지 함께 고려해야 하는 경우가 있다. 일정이 지연될 수도 있고, 예산이 부족해질 수도 있으며, 외부 환경 변화로 인해 처음 세운 계획을 수정해야 할 수도 있다. 나도 제안서나 사업계획서를 작성할 때 예상되는 문제를 단순히 나열하는 것보다 어떤 위험이 더 중요하고, 어떤 위험부터 대응해야 하는지 정리하는 과정이 필요하다고 느꼈다. 이때 활용할 수 있는 방법이 리스크 관리표 이다. 발생 가능성과 영향도를 기준으로 위험 요소의 우선순위를 정하면 막연하게 “문제가 생길 수 있다”라고 작성하는 것보다 훨씬 구체적인 대응 계획을 만들 수 있다. 이번 글에서는 리스크 관리표가 무엇인지, 발생 가능성과 영향도를 어떻게 평가하는지, 그리고 실제 프로젝트에 적용하는 방법을 예시와 함께 정리해보려고 한다. 01. 리스크 관리표란? 리스크 관리표는 프로젝트나 사업을 진행하면서 발생할 수 있는 위험 요소를 정리하고, 각 위험의 발생 가능성과 영향도 를 평가해 우선적으로 관리해야 할 리스크를 구분하는 표이다. 단순히 위험 요소를 나열하는 데서 끝나는 것이 아니라 각 리스크의 중요도를 판단하고 대응 방안까지 연결하는 것이 핵심이다. 예를 들어 프로젝트 진행 중 발생할 수 있는 리스크는 다음과 같다. ✔️ 일정 지연 ✔️ 예산 초과 ✔️ 인력 부족 ✔️ 주요 인력 이탈 ✔️ 요구사항 변경 ✔️ 시스템 오류 ✔️ 외부 정책 또는 시장 환경 변화 하지만 모든 리스크를 같은 수준으로 관리할 필요는 없다. 발생 가능성이 매우 낮고 영향도도 작은 위험과, 자주 발생할 수 있고 프로젝트 전체에 큰 영향을 주는 위험은 우선순위가 다르기 때문이다. 👉 그래서 리스크 관리에서는 ...

WBS 작성하는 법 WBS 필요한 이유 프로젝트나 제안서를 작성하다 보면 해야 할 일이 많아질수록 어디서부터 정리해야 할지 막막해지는 경우가 있다. 큰 업무만 적어두면 실제로 누가 무엇을 해야 하는지 명확하지 않고, 반대로 너무 세세하게 적으면 전체 흐름을 보기 어려워진다. 나도 기획서나 제안서를 작성할 때 처음에는 큰 업무 항목만 정리해두고 세부 내용을 뒤에서 채우는 경우가 많았다. 그런데 프로젝트 일정이나 담당자를 정하려고 하면 결국 업무를 적절한 단위로 쪼개는 작업 이 필요했다. 이때 활용할 수 있는 방법이 WBS(Work Breakdown Structure) 이다. WBS를 이용하면 큰 프로젝트를 단계별, 업무별로 나누어 정리할 수 있고 일정, 담당자, 산출물까지 연결하기도 쉬워진다. 이번 글에서는 WBS가 무엇인지, 그리고 실제 프로젝트 업무를 어떻게 단계별로 나누어 작성하면 좋은지 예시와 함께 정리해보려고 한다. 01. WBS란? WBS는 Work Breakdown Structure 의 약자로, 프로젝트의 전체 업무를 관리하기 쉬운 단위로 단계적으로 나누어 정리한 구조를 의미한다. 쉽게 말하면 하나의 큰 프로젝트를 큰 업무 → 세부 업무 → 실행 가능한 업무 로 쪼개는 것이다. 예를 들어 “신규 서비스 출시”라는 업무가 있다고 해보자. 이 문장만으로는 실제로 어떤 일을 해야 하는지 알기 어렵다. 이를 다시 나누면 다음과 같이 정리할 수 있다. ✔️ 시장 조사 ✔️ 서비스 기획 ✔️ 디자인 ✔️ 개발 ✔️ 테스트 ✔️ 출시 준비 여기서 다시 “서비스 기획”을 요구사항...

제안서에서 개선방안 작성하는 법 제안서에서 개선방안 작성하는 법 제안서를 작성하다 보면 문제점까지는 비교적 잘 정리했는데, 그다음 개선방안을 작성하는 단계에서 막히는 경우가 있다. 문제를 발견한 것과 그 문제를 어떻게 해결할 것인지 정리하는 것은 또 다른 작업이기 때문이다. 나도 제안서나 기획 문서를 작성할 때 문제점을 먼저 적어놓고 그에 맞는 해결방안을 붙이려고 했던 적이 많았다. 그런데 이렇게 작성하면 문제와 개선방안이 정확하게 연결되지 않는 경우가 있었다. 문제는 A인데 해결방안은 B를 제시하고 있는 식이다. 그래서 개선방안을 작성할 때는 먼저 문제의 원인을 한 번 더 확인하고, 그 원인을 줄이거나 없앨 수 있는 방법을 찾는 방식으로 정리하는 것이 좋다. 이번 포스팅에서는 제안서에서 문제점과 개선방안을 연결하는 방법, 개선방안 작성하는 법, 그리고 실제 문서에서 활용할 수 있는 예시를 정리해봤다. 01. 문제점과 개선방안은 어떻게 연결할까? 제안서에서 개선방안은 문제점에 대한 답이 되어야 한다. 단순히 좋아 보이는 아이디어를 제시하는 것이 아니라, 현재 발생하고 있는 문제의 원인을 해결할 수 있어야 한다. 나는 보통 문제점 → 원인 → 개선방안 의 순서로 연결해서 생각한다. 👉 문제점만 보고 바로 해결책을 정하지 않는다 예를 들어 고객 문의 처리 시간이 오래 걸린다는 문제가 있다고 가정해보자. 이 문제만 보고 바로 '고객 관리 시스템을 도입한다'고 작성할 수도 있다. 하지만 실제 원인이 무엇인지 확인하지 않으면 이 해결책이 적절한지 판단하기 어렵다. 처리 시간이 오래 걸리는 원인은 다음처럼 여러 가지일 수 있다. 문의 접수 채널이 여러 곳으로 분산되어 있다. 담당자별 처리 기준이 다르다. 문의 이력을 수기로 관리하고 있다. 담당자 배정이 늦어지고 있다. 문제점 고객 문의 처리 시간이 오래 걸리고 있다. 같은 문제라도 원인이 다르면 개선방안도 달라져야 한다. 원인 전화, 이메일, 홈페이...

제안서에서 문제점 작성하는  제안서에서 문제점 작성하는 법 제안서를 작성할 때 생각보다 시간이 오래 걸리는 부분이 문제점을 정리하는 과정이다. 해결 방안이나 기대효과는 비교적 쉽게 작성할 수 있지만, 정작 무엇이 문제인지 명확하게 설명하는 것 은 쉽지 않다. 나도 제안서나 기획 문서를 작성할 때 바로 해결 방안부터 생각했던 적이 많다. 하지만 문제 정의가 제대로 되지 않은 상태에서 해결 방안을 먼저 정하면 뒤에서 논리를 맞추기 어려워진다. 제안 내용은 좋아 보이지만 왜 이 제안이 필요한지 설득력이 부족해지는 경우도 생긴다. 그래서 제안서를 작성할 때는 현재 상황을 먼저 살펴보고, 그 안에서 문제를 찾아낸 뒤 해결해야 할 핵심 문제를 구체적으로 정리하는 과정을 거치는 것이 좋다. 이번 포스팅에서는 제안서에서 현황 분석과 문제 정의의 차이, 문제점 작성 방법, 실제 문제 정의 예시를 정리해봤다. 01. 현황 분석과 문제 정의 차이 현황 분석과 문제 정의는 비슷해 보이지만 역할이 조금 다르다. 현황 분석은 현재 어떤 상황이 발생하고 있는지를 객관적으로 정리하는 과정이다. 반면 문제 정의는 현황 분석을 통해 확인한 여러 내용 중에서 해결해야 할 핵심 문제를 구체적으로 정리하는 과정 이다. 👉 현황 분석 은 현재 상태를 보여준다 예를 들어 회사에서 고객 문의 처리 시간을 줄이기 위한 프로젝트를 추진한다고 가정해보자. 현황 분석에서는 다음과 같은 내용을 확인할 수 있다. 월평균 고객 문의가 지속적으로 증가하고 있다. 문의 접수 채널이 전화, 이메일, 홈페이지 등으로 분산되어 있다. 상담 담당자가 문의 내용을 수기로 정리하고 있다. 담당자별 문의 처리 방식이 다르다. 문의 처리 현황을 한눈에 확인하기 어렵다. 이 단계에서는 문제라고 단정하기보다는 현재 업무가 어떻게 이루어지고 있는지 보여주는 것 에 초점을 맞춘다. 👉 문제 정의 는 해결해야 할 내용을 좁힌다 ...