WBS 작성하는 법 | WBS 적용 예시, 작성 시 주의할 점

WBS 작성하는 법

WBS 필요한 이유

프로젝트나 제안서를 작성하다 보면 해야 할 일이 많아질수록 어디서부터 정리해야 할지 막막해지는 경우가 있다. 큰 업무만 적어두면 실제로 누가 무엇을 해야 하는지 명확하지 않고, 반대로 너무 세세하게 적으면 전체 흐름을 보기 어려워진다.

나도 기획서나 제안서를 작성할 때 처음에는 큰 업무 항목만 정리해두고 세부 내용을 뒤에서 채우는 경우가 많았다. 그런데 프로젝트 일정이나 담당자를 정하려고 하면 결국 업무를 적절한 단위로 쪼개는 작업이 필요했다.

이때 활용할 수 있는 방법이 WBS(Work Breakdown Structure)이다. WBS를 이용하면 큰 프로젝트를 단계별, 업무별로 나누어 정리할 수 있고 일정, 담당자, 산출물까지 연결하기도 쉬워진다.

이번 글에서는 WBS가 무엇인지, 그리고 실제 프로젝트 업무를 어떻게 단계별로 나누어 작성하면 좋은지 예시와 함께 정리해보려고 한다.

01. WBS란?

WBS는 Work Breakdown Structure의 약자로, 프로젝트의 전체 업무를 관리하기 쉬운 단위로 단계적으로 나누어 정리한 구조를 의미한다.

쉽게 말하면 하나의 큰 프로젝트를 큰 업무 → 세부 업무 → 실행 가능한 업무로 쪼개는 것이다.

예를 들어 “신규 서비스 출시”라는 업무가 있다고 해보자. 이 문장만으로는 실제로 어떤 일을 해야 하는지 알기 어렵다.

이를 다시 나누면 다음과 같이 정리할 수 있다.

✔️ 시장 조사
✔️ 서비스 기획
✔️ 디자인
✔️ 개발
✔️ 테스트
✔️ 출시 준비

여기서 다시 “서비스 기획”을 요구사항 정리, 기능 정의, 화면 구성, 정책 정리 등으로 나누면 실제로 수행해야 하는 업무가 훨씬 구체적으로 보이게 된다.

👉 WBS의 핵심은 단순히 업무 목록을 만드는 것이 아니라 프로젝트를 실제로 관리할 수 있는 수준까지 구조화하는 것이다.

02. WBS 작성하는 법

WBS를 작성할 때는 처음부터 너무 세부적인 업무를 적기보다 큰 범위에서 시작해 단계적으로 나누는 것이 좋다.

1. 프로젝트의 최종 목표를 먼저 정한다.

가장 먼저 프로젝트가 끝났을 때 무엇이 완성되어 있어야 하는지 정한다.

예를 들어 프로젝트 목표가 “회사 홈페이지 리뉴얼”이라면 WBS의 가장 상위에는 홈페이지 리뉴얼 프로젝트가 위치하게 된다.

2. 큰 업무 단위로 나눈다.

다음으로 프로젝트를 몇 개의 큰 업무 영역으로 나눈다. 이 단계에서는 너무 세세하게 들어가기보다 프로젝트의 전체 흐름이 보이도록 구분하는 것이 좋다.

예를 들어 홈페이지 리뉴얼 프로젝트라면 다음과 같이 나눌 수 있다.

✔️ 현황 분석
✔️ 기획
✔️ 디자인
✔️ 개발
✔️ 테스트
✔️ 오픈

 3. 큰 업무를 다시 세부 업무로 나눈다.

이제 각 업무 영역을 실제로 수행 가능한 단위까지 세분화한다.

예를 들어 “기획” 단계는 다음과 같이 나눌 수 있다.

✔️ 요구사항 정리
✔️ 사이트 구조 설계
✔️ 주요 기능 정의
✔️ 화면 구성안 작성
✔️ 콘텐츠 구성 정리

이렇게 하면 “기획을 한다”는 추상적인 표현이 아니라 실제 수행해야 할 업무가 명확하게 보인다.

4. 담당자와 산출물을 연결한다.

WBS를 실무에서 활용하려면 각 업무에 담당자와 산출물을 함께 정리하는 것이 좋다.

예를 들어 “화면 구성안 작성”이라는 업무가 있다면 담당자는 기획자, 산출물은 와이어프레임 또는 화면설계서가 될 수 있다.

이렇게 정리하면 누가 무엇을 해야 하고, 어떤 결과물이 나와야 하는지가 명확해진다.

5. 일정과 순서를 연결한다.

마지막으로 각 업무의 시작일과 종료일, 선후 관계를 연결하면 WBS를 일정 관리에도 활용할 수 있다.

예를 들어 디자인이 끝나야 개발을 시작할 수 있는 업무라면 두 업무의 관계를 고려해 일정을 배치해야 한다.

👉 결국 WBS는 업무 분해 → 담당자 지정 → 산출물 정의 → 일정 연결의 흐름으로 작성하면 이해하기 쉽다.

03. WBS 적용 예시

예를 들어 회사 홈페이지 리뉴얼 프로젝트를 진행한다고 가정해보자.

가장 상위 업무는 “홈페이지 리뉴얼”이다. 이를 다시 아래와 같이 단계별로 나눌 수 있다.

1단계. 현황 분석
- 기존 홈페이지 분석
- 사용자 불편사항 정리
- 경쟁사 홈페이지 조사

2단계. 기획
- 요구사항 정리
- 메뉴 구조 설계
- 주요 기능 정의
- 화면 구성안 작성

3단계. 디자인
- 디자인 콘셉트 설정
- 메인 화면 디자인
- 서브 화면 디자인
- 디자인 검수 및 수정

4단계. 개발
- 퍼블리싱
- 프론트엔드 개발
- 백엔드 개발
- 기능 연동

5단계. 테스트
- 기능 테스트
- 오류 수정
- 최종 검수

6단계. 오픈
- 데이터 반영
- 최종 확인
- 홈페이지 오픈
- 운영 이관

이렇게 나누면 “홈페이지를 리뉴얼한다”는 하나의 큰 업무가 실제로 수행 가능한 여러 개의 작업으로 구체화된다.

여기에서 한 단계 더 나아가 각 업무별 담당자, 시작일, 종료일, 진행률을 추가하면 실제 프로젝트 관리용 WBS로 활용할 수 있다.

예를 들어 다음과 같이 정리할 수 있다.

✔️ 요구사항 정리 → 기획자 → 요구사항 정의서
✔️ 화면 구성안 작성 → 기획자 → 화면설계서
✔️ 메인 화면 디자인 → 디자이너 → 디자인 시안
✔️ 기능 개발 → 개발자 → 개발 결과물
✔️ 기능 테스트 → QA 또는 담당자 → 테스트 결과

이런 식으로 작성하면 WBS가 단순한 업무 목록이 아니라 프로젝트의 실행 계획을 보여주는 자료가 된다.

04. WBS 작성할 때 주의할 점

WBS를 작성할 때 가장 어려운 부분은 업무를 어디까지 쪼개야 하는지 판단하는 것이다.

✔️ 너무 크게 나누지 않기

“기획”, “개발”, “마케팅” 정도로만 작성하면 실제 업무를 관리하기에는 범위가 너무 크다. 누가 무엇을 해야 하는지 알 수 있을 정도까지는 구체화하는 것이 좋다.

✔️ 반대로 너무 세세하게 나누지 않기

업무 하나를 지나치게 작은 행동 단위까지 분해하면 WBS 자체를 관리하는 데 시간이 더 많이 들 수 있다.

그래서 실무에서는 담당자와 일정, 결과물을 정할 수 있는 수준을 하나의 기준으로 잡으면 편하다.

✔️ 업무의 누락이 없는지 확인하기

WBS는 프로젝트 전체 업무를 보여주는 자료이기 때문에 중요한 업무가 빠지지 않았는지 반드시 확인해야 한다.

특히 테스트, 검수, 승인, 교육, 운영 이관처럼 프로젝트 마지막 단계에서 필요한 업무가 누락되는 경우가 많다.

✔️ 업무 이름은 명확하게 작성하기

“검토”, “진행”, “지원”처럼 범위가 모호한 표현보다는 무엇을 검토하고 무엇을 완료해야 하는지가 드러나도록 작성하는 것이 좋다.

👉 WBS를 보고 처음 보는 사람도 어떤 일을 해야 하는지 이해할 수 있는지 확인해보면 작성 상태를 점검하는 데 도움이 된다.

05. 마무리 하며

WBS는 복잡한 프로젝트를 단계별로 나누어 정리하는 데 유용한 방법이다.

처음에는 업무를 잘게 나누는 작업이 번거롭게 느껴질 수 있지만, 한번 구조를 잡아두면 담당자와 일정, 산출물을 정리하기 훨씬 쉬워진다.

나도 제안서나 기획서를 작성할 때 큰 업무만 적혀 있는 상태보다 실제 수행 단위까지 정리된 자료가 이후 일정과 인력 계획을 작성하는 데 훨씬 도움이 됐다.

✔️ 프로젝트 목표를 정하고
✔️ 큰 업무를 단계별로 나누고
✔️ 세부 업무까지 구체화하고
✔️ 담당자, 산출물, 일정을 연결한다면

WBS를 단순한 업무 목록이 아니라 프로젝트 전체 실행 계획을 보여주는 관리 도구로 활용할 수 있다.

함께 보면 좋은 글

👉 PPT 일정표 디자인, 프로젝트 관리용 일정표

👉 SWOT 분석 디자인 / PPT 디자인

👉 KPI 작성 방법과 예시, 제안서에서 활용하는 법