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| PPT 일정표 디자인 |
일정표는 언제 쓸까?
프로젝트 진행, 제안서, 사업계획서, 여행 등등 많은 이유로 일정표를 만든다. 개인적인 일정은 캘린더만 사용해도 충분할 때가 많지만 회사 프로젝트, 제안서 작성, 여러 사람이 함께하는 여행처럼 인원과 업무가 많아지면 일정표가 필요하다.
일정표는 사용 목적에 따라 필요한 정보와 디자인이 달라진다. 나 역시 상황에 따라 여러 종류의 PPT 일정표를 사용한다. 일정표를 만들기 전, 어떤 목적으로 사용될지 먼저 정한 뒤 자신에게 맞는 형식으로 구성하는 것이 좋다.
이번 포스팅에는 제안서나 사업계획서, 비교적 작은 규모의 프로젝트 관리용 PPT 일정표 디자인을 소개하려 한다. 제안서와 사업계획서에 활용하는 간트차트 작성 방법과 실무 활용 팁을 정리하였다.
PPT 일정표 디자인 필요한 이유
PPT로 일정표를 만들어 관리하는 것이 불편하게 느껴지는 분도 계실 것 같다. 나도 그렇게 생각한다. 프로젝트의 규모가 크고 일정이 길거나 업무 분장이 복잡한 경우에는 엑셀로 관리하는 것이 효율적이다.
다만 엑셀 일정표는 정보가 많아질수록 전체 일정을 한눈에 파악하기 어렵다는 단점이 있다. 이럴 때는 세부 일정은 엑셀로 관리하되, 전체 일정을 요약한 PPT 일정표를 별도로 만들어 회의나 보고 자료에 활용할 수 있다.
1. PPT 일정표 디자인 (심플)
심플 버전의 PPT 일정표 디자인이다. 아직 일어나지 않은 계획을 비교적 간단하게 적고 싶을 때 사용할 수 있다. 일정표의 디자인은 간트차트 형식이다. 왼쪽에는 업무명을 기재하고, 오른쪽에는 각 업무의 진행 일정을 표시하도록 구성했다.
예시에서는 일정 단위를 월(Month), 주(Week)로 구분했지만, 프로젝트의 기간과 목적에 따라 월별, 주별 또는 일자별로 자유롭게 구성하면 된다.
👉 PPT 일정표 디자인 만드는 방법
일정표의 전체적인 틀은 PPT 내 표 기능을 사용해 만들었다. 처음부터 정확한 크기로 만들기보다는 행과 열이 넉넉한 큰 표를 만든 뒤, 필요에 따라 열을 추가하거나 삭제하는 방법이 편리하다.
[레이아웃] → [행 높이를 같게] / [열 너비를 같게]
표의 각 칸에 직접 색을 채워 일정을 표시할 수도 있지만, 여러 업무가 겹치면 가독성이 떨어질 수 있다. 대신 표 위에 네모 도형을 올려 일정을 표시하면 업무별 기간을 더 빠르게 파악할 수 있다.
도형의 색깔은 팀이나 업무 유형별로 구분하는 것이 좋다. 예를 들어 디자인 업무와 개발 업무에 다른 색상을 사용하면 각 팀의 일정을 한눈에 구분하기 쉽다.
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| 기본 정보를 담고 있는 PPT 일정표 디자인 |
도형의 종류는 일정표의 분위기나 목적에 맞게 변경할 수 있다. 아래와 같이 화살표 도형을 사용해 업무의 진행 방향과 기간을 표현하는 방식도 자주 활용된다.
2. PPT 일정표 디자인 (상세)
진행 중인 프로젝트의 일정표는 계획 일정표보다 조금 더 많은 정보를 담아야 한다.
앞에서 소개한 계획 일정표와 가장 큰 차이점은 각 업무별 담당자와 진행률을 함께 표시한다는 것이다. 보다 세부적으로 관리하려면 작업 일수, 잔여 일수, 완료 예정일 등을 추가할 수도 있다.
진행 중인 프로젝트 일정표에 포함하면 좋은 항목은 아래와 같다.
- 업무명
- 담당자
- 계획 일정
- 현재 진행률
- 작업 일수
- 잔여 일수
- 완료 예정일
이러한 일정표를 사용하면 각 업무가 계획대로 진행되고 있는지 쉽게 파악할 수 있다. 특히 주간 보고, 월간 보고 또는 프로젝트 진행 상황을 공유하는 회의 자료에 활용하기 좋다.
앞서 언급한 것처럼 큰 프로젝트의 간트차트 일정표는 엑셀로 관리하는 것이 효율적이다. 그러나 엑셀 표 그대로 PPT에 옮겨오게 되면 한 페이지에 다 들어가지 않거나, 정보가 너무 많아 가독성이 떨어질 수 있다.
이런 경우에는 전체 일정을 시각적으로 정리한 요약 페이지를 먼저 넣고, 뒤쪽에 상세 일정표를 추가하는 방식을 추천한다. 보고받는 사람은 첫 페이지에서 프로젝트의 전체 흐름을 확인하고, 필요한 경우 상세 일정으로 이동할 수 있다.
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| 많은 정보를 담고 있는 PPT 일정표 디자인 |
마무리
PPT 일정표는 프로젝트의 전체 일정과 진행 상황을 한눈에 보여주기 좋은 방법이다. 모든 일정을 PPT에서 관리하기보다는 프로젝트의 규모와 목적에 따라 엑셀 등의 관리 도구와 함께 활용하는 것이 효율적이다.특히 제안서나 사업계획서, 회의 자료에서는 세부 일정을 모두 보여주기보다 업무별 일정과 담당자, 진행률 등 필요한 정보만 정리해 시각적으로 보여주는 것이 중요하다. 프로젝트의 성격에 맞게 항목과 디자인을 조정해 활용하면 된다.
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