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| PPT 가독성 높이는 방법 |
PPT 가독성 높이는 방법
PPT 디자인에서 가장 중요한 것은 무엇일까? 나는 단연 가독성이라고 생각한다.
발표용 PPT든 제출용 PPT든, 글이 많든 적든 전달하려는 내용이 한눈에 들어오지 않는 디자인은 좋은 디자인이라고 생각하지 않는다.
같은 이유로 PPT가 반드시 화려할 필요도 없다. 화려한 디자인을 예쁜 디자인이라고 생각하기 쉽지만, 내가 생각하는 좋은 PPT 디자인은 내가 전달하고 싶은 내용이 가장 먼저 눈에 들어오는 디자인이다.
실제로 PPT 디자인 작업을 하다 보면 색상이나 도형을 예쁘게 꾸미는 것보다 많은 내용을 정리하고 중요한 부분이 잘 보이도록 만드는 작업에 더 많은 시간을 쓰게 된다.
이번 글에서는 내가 PPT 작업을 하면서 중요하게 생각했던 기준을 바탕으로 PPT 가독성을 높이는 방법을 정리해보려고 한다.
1. PPT 시각화
PPT에서 가독성을 높이는 가장 기본적인 방법은 글을 읽기 쉽게 만드는 것이다. 페이지를 읽기 힘든 줄 글의 형식이 아닌 텍스트는 간결하게 정리, 데이터는 숫자로 보여준다.
보고서처럼 하나의 긴 문단을 그대로 슬라이드에 넣으면 내용이 아무리 좋아도 핵심을 찾기가 어렵다.
특히 발표용 PPT라면 보는 사람이 슬라이드의 문장을 처음부터 끝까지 읽어야 내용을 이해할 수 있게 만들어서는 안 된다.
👉 긴 문장은 짧게 나누기
예를 들어 다음과 같은 문장이 있다고 해보자.
- 변경 전
틀린 문장은 아니지만 PPT에 들어가면 문장의 호흡이 너무 길다. 같은 내용을 조금 나눠보면 훨씬 쉽게 읽힌다.
- 변경 후
① 저렴한 가격
② 쉬운 이용 방법
③ 다양한 정보 제공
같은 내용을 전달하고 있지만 한눈에 핵심을 파악하기가 훨씬 쉽다.
내용이 길다면 문장을 억지로 줄이기보다 번호나 키워드를 이용해 정보를 나누는 것도 좋은 방법이다.
👉 숫자로 보여줄 수 있는 것은 수치화하기
모든 내용을 숫자로 표현할 필요는 없다. 하지만 제안서나 사업계획서를 만들다 보면 숫자가 주는 힘을 무시하기 어렵다.
정성적인 표현 가운데 실제로 정량화할 수 있는 부분이 있다면 가능한 범위에서 숫자로 보여주는 편을 추천한다.
예를 들어 단순히 ‘가격이 저렴하다’라고 작성하기보다 경쟁사와의 가격을 비교해 실제로 얼마나 저렴한지 보여주는 것이다.
이렇게 표현하면 문장이 짧아질 뿐 아니라 주장에 대한 근거도 함께 보여줄 수 있어 문서의 신뢰도를 높이는 데 도움이 된다.
결국 PPT에서는 많은 설명보다 핵심 키워드와 필요한 숫자를 빠르게 찾을 수 있도록 정리하는 것이 중요하다.
👉 아이콘과 도식화를 활용하기
글로 설명하면 길어지는 내용을 아이콘이나 도식으로 바꾸는 것도 가독성을 높이는 좋은 방법이다.
복잡한 내용을 모두 도식화하기 어렵다면 간단한 아이콘만 활용해도 효과가 있다.
예를 들어 서비스의 특징이 세 가지라면 긴 문장으로 설명하기보다 각각의 특징에 어울리는 아이콘과 짧은 키워드를 함께 배치할 수 있다.
PPT 자체의 아이콘 기능을 이용하거나 무료 아이콘 사이트를 활용하는 방법도 있다.
내게 PPT 디자인 작업을 맡기는 분들의 목적도 대부분 이런 부분에 있었다.
단순히 슬라이드를 예쁘게 꾸미는 것이 아니라 아이콘을 활용해 내용을 정리하고, 한눈에 들어오지 않는 정보를 도식화해 문서의 가독성을 높이는 작업이다.
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| 아이콘 활용 예시 |
다만 아이콘이나 도형도 많아지면 오히려 시선을 분산시킬 수 있다.
시각적인 요소 역시 장식이 아니라 내용을 더 쉽게 이해시키기 위한 도구라는 기준으로 사용하는 것이 좋다.
2. 한 페이지에는 하나의 핵심 메시지만 담기
PPT 한 페이지에 핵심 메시지가 없는 것도 문제지만, 너무 많은 메시지를 담는 것도 문제다.
슬라이드를 만들 때는 먼저 “이 페이지에서 내가 가장 전달하고 싶은 것은 무엇인가?”라고 생각해보면 좋다.
이 질문에 한 문장으로 답하기 어렵다면 한 페이지에 너무 많은 내용을 넣고 있을 가능성이 있다.
👉 내용이 많다면 페이지를 나누기
PPT 디자인 작업을 하면서 실제로 자주 경험했던 일이 있다.
페이지당 디자인 비용을 책정하다 보니 간혹 한 페이지 안에 아주 작은 글씨로 많은 내용을 넣어 디자인해달라는 요청을 받기도 했다.
하지만 비용을 줄이기 위해 한 페이지에 많은 내용을 넣으면 결국 가독성이 떨어질 수밖에 없다.
이런 경우에는 내용을 살펴보고 페이지를 나누는 것을 제안한 뒤 적당한 선에서 비용을 조율하기도 했다.
의뢰인의 사정상 페이지를 추가하기 어려운 경우에는 한 페이지 안에서도 내용의 성격에 따라 영역을 나눠 시선이 자연스럽게 이동하도록 정리했다.
페이지 수보다 중요한 것은 내용이 제대로 전달되는가이기 때문이다.
3. 최종 점검 : 정렬 맞추기, PPT 흐름 점검
PPT의 가독성을 높이는 또 하나의 기본은 정렬이다. 텍스트와 도형, 이미지 등 슬라이드 안에 들어가는 개체의 가로와 세로 기준을 맞추는 것만으로도 화면이 훨씬 정돈되어 보인다.
👉 눈대중보다 PPT 정렬 기능 활용하기
도형이나 이미지를 직접 움직이면서 눈대중으로 맞추면 미세하게 간격이 달라지기 쉽다.
PPT로 작업할 때는 정렬하려는 개체를 선택한 뒤 [도형 서식] → [맞춤] 기능을 활용하면 편리하다.
[선택한 개체 맞춤]이 선택되어 있는지 확인한 뒤 상황에 따라 왼쪽 맞춤, 오른쪽 맞춤, 가운데 맞춤, 가로 간격을 동일하게, 세로 간격을 동일하게 등의 기능을 사용할 수 있다.
어디를 기준으로 어느 정도의 여백을 둘지는 작업하는 사람마다 다를 수 있지만, 한 슬라이드 안에서는 일정한 기준을 유지해야 안정감이 생긴다.
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| PPT 정렬 맞추기 예시, 자체 제작 |
👉 전체 PPT의 흐름도 확인하기
한 페이지 안에 핵심 메시지를 잘 정리했다고 해서 제안서 전체의 가독성이 좋아지는 것은 아니다.
각각의 슬라이드는 잘 만들어졌는데 전체로 보면 이야기가 갑자기 다른 방향으로 흐르는 경우도 있다.
그래서 PPT를 작업할 때는 한 장씩 보는 과정과 전체를 보는 과정을 모두 거치는 것이 좋다.
나는 제안서의 흐름에 잘 맞지 않는 페이지가 있으면 일단 제일 뒤로 빼두기도 한다.
그리고 전체 흐름을 다시 살펴본 뒤 적합한 위치가 있으면 옮긴다.
그런데 여기 넣어도 어색하고 저기 넣어도 어색하다면 “이 페이지가 정말 필요한 페이지인가?”를 다시 생각해본다.
내용이 있다고 해서 반드시 PPT에 포함해야 하는 것은 아니다.
페이지 하나의 가독성뿐 아니라 앞뒤 슬라이드가 자연스럽게 연결되는지도 함께 봐야 전체 문서의 전달력이 좋아진다.
마무리 하며
요즘은 AI를 활용해 PPT를 만드는 방법도 많아졌다. 디자인을 직접 하든, 템플릿을 사용하든, AI의 도움을 받든 중요한 것은 작업하는 사람이 자신만의 기준을 가지고 결과물을 판단하는 것이라고 생각한다.
내가 PPT를 볼 때 가장 먼저 확인하는 기준은 여전히 가독성이다.
한 페이지에 너무 많은 이야기를 하고 있지는 않은지
아이콘이나 도형이 내용을 이해하는 데 도움이 되는지
텍스트와 이미지의 정렬이 흐트러지지는 않았는지
내가 전달하고 싶은 내용이 가장 먼저 눈에 들어오는지
화려한 PPT보다 내용을 빠르고 정확하게 이해할 수 있는 PPT가 더 좋은 디자인일 수 있다.
PPT를 완성한 뒤 한 번쯤 디자인 요소를 보지 말고 내용만 바라보면서 “이 페이지에서 무엇을 말하고 싶은지 바로 알 수 있는가?”를 점검해보자.
그 질문에 쉽게 답할 수 있다면 가독성이 좋은 PPT에 한 걸음 더 가까워졌다고 볼 수 있다.
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