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| 제안서 기획하기 |
제안서 기획 가이드 / 스토리 구성하기
제안서를 만들 때 처음부터 PPT 한 장씩 완성해 나가는 방식은 추천하지 않는다. 페이지마다 내용은 잘 정리되어 있어도 전체를 놓고 보면 이야기가 자연스럽게 이어지지 않는 경우가 있기 때문이다.
나도 제안서를 작성할 때에는 먼저 전체 이야기의 뼈대를 잡고, 그 위에 자료와 내용을 하나씩 채워 나가는 방식으로 작업한다.
제안서에는 하나의 스토리가 있어야 한다. 그리고 그 스토리는 내가 하고 싶은 이야기가 아니라 상대방이 듣고 싶은 이야기에서 출발해야 한다.
우리 회사의 장점이나 상품의 특징을 많이 보여주는 것이 좋은 제안서는 아니다. 상대방이 현재 어떤 상황에 있고 무엇을 필요로 하는지 파악한 뒤, 그 문제를 해결하는 과정에서 우리 회사와 상품이 왜 필요한지를 자연스럽게 보여줘야 한다.
제안서 구성에 반드시 따라야 하는 정답은 없지만, 앞 페이지의 이야기가 다음 페이지로 자연스럽게 연결되어야 한다는 점은 중요하다.
이번 글에서는 내가 실제로 제안서를 만들 때 사용하는 방법을 바탕으로 제안서의 기획 방향을 정하고, 스토리를 구성한 뒤 PPT의 전체 흐름을 점검하는 방법까지 정리해보려고 한다.
1. 제안서의 기획 방향 정하기
기획 방향을 정할 때 가장 중요한 것은 자료조사이다. 제휴 제안서는 물론이고 어떤 종류의 제안서를 작성하더라도 나는 자료조사를 먼저 하는 편이다.
제안하려는 기업이 현재 어떤 상황에 있는지, 해당 시장은 어떻게 변화하고 있는지, 소비자는 무엇을 원하는지 등을 먼저 살펴본다.
자료조사의 목적은 자료를 많이 모으는 데 있지 않다. 가장 중요한 것은 다음 두 가지의 접점을 찾는 것이다.
그리고 그중에서 우리가 제공할 수 있는 것은 무엇인가?
이 접점을 찾으면 제안서에서 어떤 이야기를 해야 하는지가 조금씩 보이기 시작한다.
👉 어린이 독서 앱 제휴를 예로 들어보면
예를 들어 게임 요소를 접목한 어린이 독서 프로그램(APP)을 개발했다고 가정해보자.
앱스토어와 구글 플레이에 서비스를 출시했지만 이용률이 기대만큼 높지 않아 새로운 유통 채널을 확보하고 싶다. 그래서 어린이용 태블릿을 제작·판매하는 회사에 콘텐츠 제휴를 제안하려 한다.
이때 바로 “우리 앱에는 이런 기능이 있습니다.”라고 시작하는 것은 좋은 접근이 아니다.
먼저 어린이용 태블릿 시장과 이용자의 특징을 조사해야 한다.
부모들이 어린이용 태블릿을 선택할 때 어떤 요소를 중요하게 보는지, 태블릿 회사가 최근 어떤 콘텐츠를 강화하고 있는지, 기존 제품에는 어떤 콘텐츠가 부족한지 등을 살펴본다.
조사 과정에서 상대 기업이 교육 콘텐츠 확대에 관심을 가지고 있고, 소비자 역시 콘텐츠의 다양성을 중요하게 생각한다는 점을 발견했다면 이것이 제안서의 출발점이 될 수 있다.
→ 현재 부족한 부분
→ 이를 보완할 수 있는 콘텐츠
→ 우리 서비스와의 제휴
→ 제휴를 통해 얻을 수 있는 효과
자료조사를 먼저 하는 이유는 바로 이런 흐름을 찾기 위해서다.
👉 자료가 많다고 좋은 제안서는 아니다
자료조사를 하다 보면 활용하고 싶은 자료가 생각보다 많이 생긴다.
하지만 찾은 자료를 모두 제안서에 넣으면 오히려 핵심 메시지가 흐려질 수 있다. 나는 자료조사 과정에서 확보한 자료 중 현재 만들고 있는 제안서의 흐름에 필요한 것만 선별해서 사용한다.
제안서에 넣지 않은 자료도 버리는 것은 아니다. 배경지식으로 가지고 있다가 실제 PT의 질의응답 과정에서 활용할 수도 있다. 나만 알고 있기에는 아깝지만 본문에 넣으면 스토리를 방해하는 자료라면 제안서 마지막의 별첨 자료로 빼두는 방법도 있다.
자료는 많을수록 좋은 것이 아니라 필요한 위치에 필요한 자료가 있는 것이 중요하다.
2. 스토리 구성하기
자료조사가 어느 정도 끝났다면 그다음에는 제안서의 이야기를 만든다. 이때 가장 중요한 것은 상대방의 입장에서 제안서를 바라보는 것이다.
제안서를 쓰는 사람은 자신의 상품과 회사를 잘 알고 있기 때문에 자연스럽게 장점을 먼저 설명하고 싶어진다.
하지만 제안서를 받는 담당자의 생각은 다를 수 있다.
이 질문에 먼저 답해줘야 한다.
그래서 제안서 앞부분에서는 상대방이 처한 상황과 문제를 보여주고, 그다음에 그 문제를 해결하기 위해 무엇이 필요한지 설명하는 방식으로 구성한다.
① 문제 인식과 제안 배경
시장 통계, 소비자 조사 결과, 사회적 이슈, 산업 변화 등의 자료를 이용해 현재 상황을 보여준다.
예를 들어 다음과 같은 내용을 제시할 수 있다.
그다음에는 이 자료가 의미하는 바를 정리해준다.
이렇게 하면 단순한 시장 자료가 아니라 제휴가 필요한 이유를 설명하는 근거가 된다.
개인적으로 제휴 제안서를 만들 때 이 초반부를 중요하게 생각한다.
담당자가 제안서를 받아 처음 몇 페이지를 봤을 때 이 문서를 계속 읽어볼 가치가 있는지 판단하는 부분이라고 생각하기 때문이다.
② 솔루션 제시
문제와 필요성을 충분히 보여줬다면 그다음에는 해결 방법을 제시한다.
이 사례에서는 어린이 독서 앱과 태블릿의 콘텐츠 제휴 자체가 솔루션이 된다.
앞 페이지에서 제시한 문제에 대한 해결책을 바로 다음 페이지에서 보여주는 방식이다.
③ 우리를 선택해야 하는 이유와 기대효과
제휴의 필요성을 설명한 뒤에는 우리 상품의 강점을 보여준다.
이때도 단순히 기능을 나열하기보다는 “왜 다른 회사가 아니라 우리 회사여야 하는가?”라는 질문에 답한다는 생각으로 구성하는 것이 좋다.
서비스의 기능, 콘텐츠 경쟁력, 운영 경험, 보유 기술 등을 제휴와 연결해 설명한다.
그다음에는 상대방이 제휴를 통해 얻을 수 있는 기대효과를 제시한다.
✔️ 태블릿 콘텐츠 경쟁력 강화
✔️ 어린이 사용자의 이용시간 증가
✔️ 기존 고객 만족도 향상
✔️ 신규 고객 유입
✔️ 추가 수익모델 확보
제안서 앞부분에서는 기대효과의 큰 방향을 먼저 보여주고, 예상 매출이나 가입자 수, 수익 배분처럼 숫자로 설명할 수 있는 내용은 후반부에서 구체적으로 제시하는 방식도 좋다.
마지막에는 회사소개, 주요 포트폴리오, 수행 경험 등을 배치해 실제로 이 제안을 수행할 수 있는 회사라는 신뢰를 보여준다.
결국 제안서의 큰 흐름은 다음과 같이 정리할 수 있다.
→ 제휴의 필요성
→ 우리가 제안하는 솔루션
→ 왜 우리여야 하는가
→ 제휴를 통해 얻을 수 있는 효과
→ 회사에 대한 신뢰
이 흐름이 자연스럽게 이어지면 각각의 페이지를 따로 설명하지 않아도 전체 제안서가 하나의 이야기처럼 연결된다.
3. PPT 페이지 구성 및 흐름 점검하기
제안서의 이야기가 어느 정도 잡히면 나는 바로 슬라이드 디자인을 완성하기보다 먼저 PPT에 빈 페이지를 여러 장 만들어놓는 방법을 사용한다. 그리고 각 페이지에 들어갈 내용을 한두 줄 또는 키워드 정도로만 적는다.
예를 들어 앞서 설명한 어린이 독서 앱 제휴라면 다음과 같이 잡아볼 수 있다.
2P. 부모가 원하는 콘텐츠의 변화
3P. 현재 태블릿 콘텐츠의 부족한 부분
4P. 콘텐츠 제휴의 필요성
5P. 우리 서비스 소개
6P. 제휴 모델
7P. 제휴 기대효과
처음부터 각 페이지의 문장을 완벽하게 작성할 필요는 없다.
자료조사가 부족한 페이지에는 ‘시장 규모 자료 추가’, ‘소비자 조사 자료 확인’처럼 해야 할 일을 메모해놓는다.
아직 어떤 내용을 넣을지 구체적으로 정하지 못했다면 핵심 키워드만 적어둬도 괜찮다.
이 단계에서 중요한 것은 한 장의 완성도가 아니라 전체 페이지가 어떤 순서로 이어지는지 확인하는 것이다.
👉 여러 슬라이드 화면에서 전체 흐름 확인하기
페이지 구조를 잡은 다음에는 제안서를 첫 장부터 끝까지 넘겨보면서 흐름이 자연스러운지 확인한다.
나는 PPT의 [보기] → [여러 슬라이드] 화면으로 전체 페이지를 한 번에 펼쳐놓고 보는 방법도 자주 활용한다.
슬라이드 한 장을 오래 보는 것보다 전체 페이지를 빠르게 훑어보면 스토리의 연결이 더 잘 보인다.
보다가 “이 페이지가 갑자기 왜 나오지?”라는 생각이 드는 페이지가 있다면 위치를 바꿔본다.
그래도 흐름이 어색하다면 과감하게 제외하거나 맨 뒤의 별첨으로 이동한다.
좋은 자료라고 해서 반드시 본문에 들어가야 하는 것은 아니다.
이렇게 몇 번 순서를 바꾸고 불필요한 페이지를 덜어내다 보면 제안서의 이야기가 훨씬 선명해진다.
마무리 하며
제안서 기획에서 중요한 것은 자료를 많이 보여주는 것이 아니라 상대방이 자연스럽게 다음 이야기를 따라오도록 만드는 것이라고 생각한다.
제안서를 바로 작성하기 전에 먼저 자료조사를 통해 상대방의 상황과 니즈를 파악하고, 다음 질문에 순서대로 답해보자.
→ 무엇을 제안하는가
→ 왜 우리인가
→ 어떤 효과가 있는가
그다음 빈 PPT 페이지에 전체 이야기를 배치하고 처음부터 끝까지 흐름을 확인한다.
디자인과 세부 문구를 다듬는 것은 그 이후여도 늦지 않다.
나 역시 제안서를 만들 때 먼저 뼈대를 세우고 그 위에 살을 채워 나가는 방식으로 작업한다. 한 장씩 완성하는 데 집중하기보다 전체 스토리를 먼저 잡아두면 제안서 작성 과정도 훨씬 수월해지고, 최종적으로 전달하고 싶은 메시지도 분명해지기 때문이다.
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