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| RFP 분석 |
RFP란?
RFP(Request for Proposal)는 발주 기관이 제안을 요청하기 위해 작성하는 제안요청서이다. 발주 기관은 RFP에 사업의 목적, 수행 범위, 일정, 예산, 평가 기준 등을 제시한다.
제안서를 작성하는 기업은 RFP를 바탕으로 요구사항을 분석하고 이에 맞는 수행 계획과 차별화된 전략을 제안한다. 공공 입찰뿐 아니라 민간 기업, 창업 지원사업 등 다양한 분야에서 활용된다.
이번 포스팅에서는 제안서 작성의 첫 단계, RFP 분석하는 방법과 분석 활용하는 법에 대하여 정리했다.
제안서 작성의 첫 단계, RFP 분석
제안서 작성의 첫 단계는 RFP(제안요청서) 분석이다. 민간기업, 나라장터, K-Startup 창업 지원 경진대회 등 어떤 사업이든 가장 먼저 RFP를 분석한 뒤 제안서 작성을 시작한다.
RFP에 의문이 드는 점이 있다면 담당자와 소통해보는 것이 좋다. 이런 점에서 클라이언트 담당자와 초기 미팅에 참석하는 것은 제안서 작성에 많은 도움이 된다. 입찰 제안에 떨어지고 후회하며 배운 것이다.
K-Startup 창업 지원 경진대회처럼 사업계획서를 작성해야 하는 경우에도 마찬가지다. 모집공고를 먼저 분석한 뒤 사업계획서를 작성하면 된다.
RFP나 모집공고를 읽는 것이 당연하다고 생각할 수 있지만, 이것을 읽기만 하는 사람들도 있더라. 읽고 끝나는 것이 아니라 분석해야 한다.
우리는 RFP 분석 과정에서 이 사업을 왜 진행하고 있는지 이해하고 무엇을 중요하게 생각하고 있는지 이해할 수 있다. 이런 배경을 바탕으로 제안서를 작성해야 제안서가 산으로 가지 않는다. 작년 모집 공고와 무엇이 달라졌는지 살펴보는 것도 중요하다.
✅ RFP 분석 체크리스트
- 사업 목적은 무엇인가?
- 발주 기관이 해결하려는 문제는 무엇인가?
- 반드시 수행해야 하는 과업은 무엇인가?
- 평가 항목에서 배점이 가장 높은 요소는 무엇인가?
- 제안사가 차별화할 수 있는 부분은 무엇인가?
- 제출 형식이나 분량 제한은 없는가?
- 일정과 예산이 현실적인가?
RFP 분석 적용하기
RFP는 곧 제안서가 된다. RFP에서 읽어낸 내용이 제안서의 방향과 구성으로 이어지기 때문이다.
① 사업의 목적은 제안의 목표 또는 방향으로 이어진다.
② 과업의 이해는 제안의 내용으로 이어진다.
③ 자격요건(제외 대상)에서 주관 기관이 요구하는 기업의 역량을 알 수 있으며, 포트폴리오 작성에 반영한다.
④ 평가 항목(배점표)에서 주관 기관이 중요하게 생각하는 것을 파악할 수 있다. 배점 높은 항은 나도 제안서에서 더 강조하는 편이다. 나는 평가 항목을 엑셀 표로 정리해 두고 평가 항목별 내용이 얼마나 충실하게 반영되었는지 체크한다.
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| 창업기업 평가항목 예시 |
제안서나 사업계획서 작성을 마친 후에는 RFP 또는 모집공고와 다시 비교해 보자. 더불어 클라이언트가 가장 중요하게 생각하는 부분이 얼마나 반영되었는지, 우리 회사의 강점이 잘 드러났는지 등 검토한다.
초기에 RFP를 제대로 분석하지 못하면 제안서를 아무리 잘 만들어도 평가자가 원하는 방향과 어긋나는 경우가 있다. 나 역시 제안서를 제출한 뒤 "이 부분을 더 강조했어야 했는데"라고 후회했던 경험이 있다. 입찰의 당락이 결정되는 중요한 순간, 그 아쉬운 부분이 결정타가 되어 돌아왔다. 그래서 아무리 일정이 급해도 RFP 분석은 꼼꼼하게 하려고 한다.
마무리 하며
RFP만큼 중요한 것이 결과 분석이다. 입찰이 끝나고 결과가 나오면 당락만 확인하고 마무리하기 쉽다. 나도 처음에는 그랬다. 특히 떨어진 제안서나 사업계획서는 다시 들여다보기도 싫어서 얼른 새로운 일로 헛헛한 마음을 채우려 했다.
하지만 결과 분석은 단순히 합격과 탈락을 확인하는 과정이 아니다. 평가위원 의견이나 피드백이 있다면 반드시 정리하고, 제안서의 강점과 부족했던 부분을 기록해 두는 것이 좋다. 어떤 내용이 설득력이 있었는지, 무엇을 더 강조했어야 했는지 돌아보면 다음 제안서를 작성할 때 분명 도움이 된다.
팀 내에서 간단하게 리뷰를 진행하거나 개인적으로 개선 사항을 정리하는 것만으로도 같은 실수를 반복할 가능성을 크게 줄일 수 있다. RFP 분석으로 제안서를 시작했다면, 결과 분석으로 한 번 더 제안서를 돌아보는 것까지가 제안서 작성의 한 과정이라 생각한다.
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