제안서 기획 AI 활용하는 방법, AI로 제안서 초안 작성

제안서 기획 AI 활용법

제안서 기획 AI 활용하기

혼자 제안서를 작성하다 보면 가끔 외롭다는 생각이 들 때가 있었다. 작은 규모의 제안서는 대부분 혼자 작업했는데, 그럴 때마다 내가 놓치고 있는 것은 없는지 누가 함께 검토해주면 좋겠다고 생각했다. 기획이 막힐 때는 더욱 그랬다. 아이디어를 주고받으면서 새로운 방향을 함께 찾을 사람이 간절해지곤 했다. 

요즘은 AI가 있어 다행이다. AI가 제안서를 대신 작성해주는 것은 아니지만, 혼자 작업할 때 부족했던 부분을 채워줄 수 있다. 오늘은 제안서를 기획할 때 업무 보조 도구로 AI를 활용하는 방법을 소개하려 한다. 1. 제안서 기획 AI 활용 하는 방법, 2. AI로 제안서 초안 작성, 3.클라이언트 예상 질문 만드는 법 까지 소개한다. 

01. 제안서 기획 AI 활용하는 방법

1-1. AI에게 바로 제안서를 작성해달라고 하지 않는다.

AI를 활용한다고 하면 제안서 전체를 작성해달라고 요청하는 경우가 많다. 하지만 처음부터 완성된 제안서를 요구하면 일반적이고 뻔한 결과가 나오기 쉽다. AI를 효과적으로 활용하려면 제안서 작성을 맡기기보다는 기획 과정에서 필요한 질문과 검토를 요청하는 것이 좋다.

가장 먼저 내가 해야 할 일은 AI에게 알려줘야 할 정보를 정리하는 것이다.

- 제안 대상

- 제안 목적

- 고객이 해결하려는 문제

- 반드시 포함해야 할 내용

- 예산과 일정

- 우리 회사의 강점

- 평가 기준

1-2. 제안서 방향 검토하기

나는 제안서 업무에서 가장 처음 하는 것은 RFP를 읽고 또 읽는 것이다. 그런데 규모가 작은 프로젝트의 경우 RFP 자체가 없을 때도 있다. 그럴 때에는 클라이언트 미팅이나 담당자와 주고 받는 이메일이 중요한 길잡이 역할을 한다. AI는 클라이언트의 실제 의도나 미팅 분위기까지 파악하기 어렵다. 그래서 AI가 제안서 방향을 결정하는 것이 아닌, 여러 가지 안을 제시하도록 하는 것이 좋다. 여러 의견을 받아보면서 내 생각의 선택지를 넓힐 수 있다.  

예를 들어 하나의 사업도 여러 방향으로 기획이 가능하다.

- 비용 절감 중심

- 업무 효율 중심

- 고객 만족 중심

- 공공성, 사회적 가치 중심 

예시 프롬프트: 

이 사업을 제안할 때 강조할 수 있는 기획 방향을 3가지로 제안해줘. 각 방향의 핵심 메시지와 장단점도 함께 정리해줘. 

만약 클라이언트의 요청 사항이 있다면 프롬프트에 내용을 추가해줘야 한다.

02. AI로 제안서 초안 작성

2-1. 목차 만들기

방향이 정해졌다면 목차를 만드는 단계로 넘어간다. 단순히 목차만 만들어 달라고 하지 않고, 각 항목의 핵심 메시지까지 요청하는 것이 좋다. 이 단계에서 모든 페이지를 다 구성하는 것은 아니고, 각 페이지의 설계도를 만드는 단계로 이해할 수 있다. 

예시 프롬프트:

아래 정보를 바탕으로 제안서 목차를 구성해줘. 

- 제안 대상

- 제안 목적

- 고객이 해결하려는 문제

- 제안 내용

- 반드시 포함해야 할 내용

- 예산과 일정

- 우리 회사의 강점

- 제안서 분량

먼저 제안서 전체 목차와 목차별 배정 페이지 수를 간단한 표로 정리해줘. 그 다음 페이지별 초안은 다음 항목을 포함한 표로 정리해줘. 

1. 페이지 번호 / 목차 구분

2. 페이지 제목

3. 페이지에 들어갈 주요 내용

4. 해당 페이지에서 전달해야 할 핵심 메시지

5. 내용을 효과적으로 보여주기 위한 표, 그래프, 이미지 등의 시각화 아이디어

제안서를 검토하는 담당자가 사업의 필요성을 이해하고, 제안 내용의 실행 가능성과 기대 효과를 신뢰할 수 있도록 구성해줘. 문제 제기, 해결 방안, 실행 계획, 기대 효과가 자연스럽게 이어지게 하고, 내용이 반복되지 않도록 해줘.

결과는 2개로 나뉘어, 아래와 같이 나온다. 

목차 구성 예시

페이지별 초안 예시

2-2. 놓치고 있는 내용이 없는지 검토하기

제안서를 본격적으로 작성하기에 앞서 제안서 전체 기획 구성 중 내가 생각하지 못했던 부분이 없는지 검토하는 단계이다. 

예시 프롬프트:

아래 제안서 목차를 검토하고, 제안 받은 담당자의 입장에서 빠졌다고 느낄 수 있는 내용을 찾아줘. 특히 예산, 일정, 실행 가능성, 성과 측정 부분을 중점으로 검토해줘. 그리고 이 제안서를 반대하는 사람의 입장에서 우려할 만한 점도 알려줘. 

03. 클라이언트 예상 질문 만들기

제안서를 완성하고 클라이언트 예상 질문 만들기는 꼭 거친다. 클라이언트 입장에서 검토해보면 내가 미처 발견하지 못한 부족한 부분이나 추가 설명이 필요한 내용을 찾을 수 있다. 제안서에 담기지 않은 부분이 있으면 보완하고, 제안 발표가 예정되어 있다면 질의응답 시간을 대비할 수 있다.

예시 프롬프트:

이 제안서를 검토하는 담당자의 입장에서 물어볼 수 있는 질문 10가지를 만들어줘. 비용의 적정성, 추진 일정, 운영 인력, 예상 위험 요소, 성과 측정 방법, 데이터의 정확성과 출처, 제안 근거의 신뢰성, 논리적 타당성, 실행 가능성 등을 중심으로 질문해줘.

각 질문에는 담당자가 해당 내용을 확인하려는 이유도 함께 작성해줘.

함께 보면 좋은 글

👉 제안서 기획 가이드 / 스토리 구성하기

👉 제안서 작성 전에 반드시 해야 하는 RFP 분석

👉 맨먼스 계산하기 인력비용 산정